Firmenprofil
PNP Agency ist ein globaler B2B-Dienstleister, spezialisiert auf die Beschaffung und Lieferung von POS- & POP-Materialien, Werbeartikeln, Markenartikeln, Verpackungen und allgemeinen Drucklösungen. Mit über 10 Jahren Erfahrung arbeitet das Unternehmen eng mit internationalen Marken und Kreativagenturen zusammen, um wirkungsvolles Merchandising und Marketingmaterial zu liefern.
- <strong>Standort</strong>: Weltweite Operationen
- <strong>Teamgröße</strong>: Über 20 Mitarbeiter
- <strong>Jahresumsatz</strong>: 20 Mio. USD+
- <strong>Hosting</strong>: Odoo Enterprise (Cloud)
- <strong>Geschäftsmodell</strong>: Projektbasiert B2B Merchandising-Lösungen
- <strong>Kernwert</strong>: Kreative Exzellenz kombiniert mit einer robusten und wettbewerbsfähigen Lieferkette durch Fabrikpartnerschaften
Herausforderungen
Vor der Migration zu Odoo verwaltete die PNP Agency ihre Vorgänge mit fragmentierten Tools, was ihre Fähigkeit zur Skalierung und Qualitätssicherung bei intensiven Kundenbeziehungen einschränkte:
- <strong>Verstreute Daten</strong> über Excel (Vertrieb, Einkauf, Projektverfolgung) und QuickBooks (Buchhaltung)
- <strong>Projektzentrierter Workflow</strong> ohne Systemunterstützung: Jede Kundenanfrage wurde als „Projekt“ behandelt, doch dieser Struktur fehlte Rückverfolgbarkeit und Integration
- <strong>Hohe Kundenerwartungen</strong> an die Dokumentenqualität: Angebote, Rechnungen und Bestellungen mussten Premium-Branding-Standards widerspiegeln
- <strong>Komplexe, kundenspezifische Produktangebotsprozesse</strong> für maßgeschneiderte Artikel und Materialien, die manuell verwaltet wurden
Odoo-Implementierung
Wir haben eine vollständig integrierte Odoo Enterprise-Umgebung implementiert, die jede am Projektlebenszyklus beteiligte Abteilung unterstützt:
- <strong>Kernanwendungen</strong>: CRM, Verkauf, Einkauf, Fakturierung, Buchhaltung, Personalwesen und Mehrmandantenverwaltung
- <strong>Benutzerdefinierte Dokumentenvorlagen</strong>: Alle ausgehenden PDFs – Angebote, Bestellungen, Rechnungen – wurden mit markenspezifischen Schriftarten, mehrsprachigen Layouts und lokalisierten Identitätselementen neu gestaltet
- <strong>Projektorientierter CRM-Flow</strong>: Jede Verkaufsanfrage beginnt als CRM-Opportunity und fungiert nun als operatives Zentrum, in dem alle zugehörigen Verkaufs-, Einkaufs- und Buchhaltungsdokumente verknüpft sind
- <strong>Maßgeschneiderte Angebots-Pipeline</strong>: In Odoo entwickelt, um die vorhandene Excel-basierte Logik für die Kostenkalkulation abzubilden, wodurch Unterbrechungen vermieden und gleichzeitig die Prozessstandardisierung gewährleistet wurde
Verwendete Version: <strong>Odoo Enterprise (v16)</strong>
Hosting: <strong>Cloud (Odoo.sh oder ähnlich)</strong>
Geschäftliche Vorteile
Operative Effizienz
- Zentralisierung aller projektbezogenen Dokumente und Kommunikation innerhalb der CRM-Projektstruktur
- Eliminierung der Excel-Abhängigkeit in Verkaufs- und Einkaufsprozessen
Kundenerfahrung
- Professionell gebrandete PDF-Vorlagen für jedes externe Dokument verbesserten die wahrgenommene Qualität und das Vertrauen
- Unterstützung für mehrere Sprachen in Dokumenten ermöglichte nahtlose internationale Kommunikation
Skalierbarkeit
- Anpassbare und dennoch strukturierte Angebotserstellung erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Skalierung des Betriebs.
- Projektzentrierte Sichtbarkeit ermöglicht allen Teams, mit einer einzigen Datenquelle zu arbeiten