Perfil de la empresa
PNP Agency es un proveedor global de servicios B2B especializado en el abastecimiento y entrega de materiales POS & POP, artículos promocionales, obsequios de marca, empaque y soluciones generales de impresión. Con más de 10 años de experiencia, la empresa trabaja de cerca con marcas internacionales y agencias creativas para entregar activos de merchandising y marketing de alto impacto.
- Ubicación: Operaciones globales
- Tamaño del equipo: 20+ empleados
- Facturación anual: 20M+ USD
- Hosting: Odoo Enterprise (Cloud)
- Modelo de negocio: Soluciones de merchandising B2B basadas en proyectos
- Valor fundamental: Combinar la excelencia creativa con una cadena de suministro robusta y competitiva mediante alianzas con fabricantes
Retos enfrentados
Antes de migrar a Odoo, PNP Agency gestionaba sus operaciones con herramientas fragmentadas, lo que limitaba su capacidad de escalar y mantener la calidad en compromisos de alto contacto con los clientes:
- Datos dispersos entre Excel (ventas, compras, seguimiento de proyectos) y QuickBooks (contabilidad)
- Flujo de trabajo centrado en proyectos sin soporte del sistema: Cada solicitud de cliente era tratada como un “proyecto”, pero esta estructura carecía de trazabilidad e integración
- Altas expectativas de los clientes en cuanto a la calidad de los documentos: las cotizaciones, facturas y órdenes de compra debían reflejar estándares de marca premium
- Procesos complejos y personalizados de cotización de productos para artículos y materiales a medida, que eran gestionados de forma manual
Implementación de Odoo
Implementamos un entorno de Odoo Enterprise completamente integrado que respalda a cada departamento involucrado en el ciclo de vida del proyecto:
- Aplicaciones principales: CRM, Ventas, Compras, Facturación, Contabilidad, RH y gestión multiempresa
- Plantillas de documentos personalizadas: Todos los PDFs salientes—cotizaciones, OC, facturas—fueron rediseñados con tipografías de marca, diseños multilingües y elementos de identidad localizados
- Flujo de CRM orientado a proyectos: Cada consulta de ventas comienza como una oportunidad en CRM, que ahora actúa como el centro operativo donde se vinculan todos los documentos relacionados de ventas, compras y contabilidad
- Pipeline de cotizaciones personalizado: Desarrollado en Odoo para replicar la lógica heredada basada en Excel para la estimación de costos, evitando interrupciones y garantizando la estandarización de procesos
Versión utilizada: Odoo Enterprise (v16)
Alojamiento: Cloud (Odoo.sh o similar)
Beneficios empresariales
Eficiencia operativa
- Centralizó todos los documentos y comunicaciones relacionados con el proyecto bajo la estructura de proyectos de CRM
- Eliminó la dependencia de Excel en los flujos de trabajo de ventas y compras
Experiencia del cliente
- Las plantillas PDF con imagen de marca profesional para cada documento externo mejoraron la calidad percibida y la confianza
- El soporte para múltiples idiomas en los documentos permitió una comunicación internacional sin fricciones
Escalabilidad
- El flujo de cotización personalizable pero estructurado facilita la incorporación de nuevo personal y el escalamiento de las operaciones
- La visibilidad centrada en proyectos permite que todos los equipos trabajen desde una única fuente de verdad