La preparación que realmente importa no es un documento formal
El instinto antes de un taller de descubrimiento es producir algo pulido: un documento de procesos, una lista de requisitos, una presentación defendiendo cómo se hacen las cosas hoy. Nada de eso es lo que hace productivo un análisis de brechas. Lo que realmente mueve la aguja es mucho más simple: alguien de cada departamento que pueda explicar, en términos sencillos, qué hace todo el día.
Tres cosas, por departamento
Pide a cada equipo relevante que llegue listo para cubrir tres cosas: el propósito (para qué existe realmente este departamento), las personas (quién está en él, quién está a cargo) y la historia (cómo es realmente un día o proceso normal, de principio a fin).
Luego recorre esa historia a través de cuatro lentes (un diagrama de flujo dibujado a mano es más que suficiente):
- Entradas: quién envía las solicitudes, a través de qué sistema, qué dispara la acción, y qué información está disponible cuando llega.
- Proceso: qué pasa realmente con esa información: qué se decide, qué se produce.
- Salidas: qué sale por el otro extremo, y a dónde va después.
- Deseos: los puntos de dolor que más tiempo consumen, y cómo se vería realmente "mejor" para las personas que hacen el trabajo.
Qué traer realmente
Los archivos que un equipo ya usa hoy, hojas de cálculo, exportaciones, lo que exista, en una carpeta compartida es más útil que un resumen reescrito de ellos. Lo mismo aplica a los informes y documentos que un equipo espera que un nuevo sistema produzca: trae un ejemplo en el formato en que exista ahora mismo. Eso se convierte en la entrada real para la conversación de "qué necesita producir esto", en lugar de una descripción de ello.
Algo que vale la pena decir claramente: nadie está calificando el proceso actual. Claramente funciona; el negocio opera con él. El objetivo del ejercicio es conseguir mejores herramientas para lo que ya se hace, no un veredicto sobre cómo se hace hoy.
La conclusión
La mejor preparación para un descubrimiento no es un documento, es una persona de cada equipo que pueda dibujar, literalmente en papel si hace falta, qué entra, qué hacen con ello, qué sale, y qué desearían que fuera más fácil. Todo lo que necesita un análisis de brechas se deriva de ahí.