Chuẩn bị đúng trọng tâm không phải là viết đặc tả
Trước một buổi khảo sát nghiệp vụ, nhiều doanh nghiệp thường muốn chuẩn bị thật chỉn chu: tài liệu quy trình, danh sách yêu cầu, bộ slide giải thích vì sao hiện tại đang làm như vậy. Những thứ này không sai, nhưng không phải yếu tố quyết định chất lượng của một buổi phân tích khoảng cách. Điều quan trọng hơn nhiều lại rất đơn giản: mỗi phòng ban cần có một người hiểu việc hằng ngày và có thể kể lại bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
Ba điều cần nắm ở mỗi phòng ban
Hãy yêu cầu từng nhóm liên quan chuẩn bị để chia sẻ ba nội dung: mục đích của phòng ban, tức phòng ban này tồn tại để làm gì; con người, gồm những ai tham gia và ai phụ trách; và câu chuyện vận hành, tức một ngày làm việc hoặc một quy trình điển hình diễn ra như thế nào từ đầu đến cuối.
Sau đó, cùng đi qua câu chuyện đó theo bốn góc nhìn. Một sơ đồ vẽ tay cũng hoàn toàn đủ dùng:
- Đầu vào: ai gửi yêu cầu, gửi qua hệ thống nào, điều gì kích hoạt công việc, và khi thông tin đến nơi thì đã có sẵn những dữ liệu gì.
- Quy trình: đội ngũ xử lý thông tin đó ra sao, cần đưa ra quyết định gì, và tạo ra kết quả gì.
- Đầu ra: sau khi xử lý xong thì có gì được tạo ra, và kết quả đó được chuyển tiếp đến đâu.
- Mong muốn: đâu là những điểm gây tốn thời gian nhất, và với người trực tiếp làm việc, một cách làm tốt hơn sẽ trông như thế nào.
Nên mang theo những gì
Những tệp mà đội ngũ đang dùng hằng ngày, bảng tính, file xuất dữ liệu, hay bất kỳ tài liệu sẵn có nào trong một thư mục chung thường hữu ích hơn nhiều so với một bản tóm tắt được viết lại cho đẹp. Điều này cũng đúng với các báo cáo và chứng từ mà đội ngũ kỳ vọng hệ thống mới có thể tạo ra. Hãy mang theo ví dụ ở đúng định dạng hiện đang sử dụng. Khi đó, cuộc trao đổi về đầu ra cần có sẽ dựa trên tài liệu thật, thay vì chỉ dựa trên mô tả.
Có một điều cần nói rõ ngay từ đầu: không ai đến để chấm điểm quy trình hiện tại. Quy trình đó rõ ràng vẫn đang vận hành được, vì doanh nghiệp vẫn đang chạy trên nó. Mục tiêu của buổi làm việc là tìm công cụ tốt hơn cho những việc đã và đang diễn ra, không phải đưa ra phán xét về cách làm hiện nay.
Điều cần nhớ
Sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi khảo sát không phải là một bộ tài liệu dày. Đó là mỗi đội có một người có thể vẽ ra, kể cả vẽ tay trên giấy, thông tin đi vào từ đâu, đội ngũ xử lý nó như thế nào, kết quả đi ra là gì, và phần nào họ mong muốn được làm dễ hơn. Từ đó, buổi phân tích khoảng cách sẽ có đủ chất liệu để đi đúng trọng tâm.