Perfil de la Empresa
PNP Agency es un proveedor global de servicios B2B especializado en el abastecimiento y entrega de materiales POS y POP, artículos promocionales, regalos de marca, empaques y soluciones de impresión general. Con más de 10 años de experiencia, la empresa trabaja en estrecha colaboración con marcas internacionales y agencias creativas para ofrecer activos de merchandising y marketing de alto impacto.
- Ubicación: Operaciones globales
- Tamaño del equipo: Más de 20 empleados
- Facturación anual: Más de 20 millones de USD
- Alojamiento: Odoo Enterprise (Nube)
- Modelo de negocio: Soluciones de merchandising B2B basadas en proyectos
- Valor central: Combinar la excelencia creativa con una cadena de suministro sólida y competitiva a través de asociaciones con fábricas
Desafíos Enfrentados
Antes de migrar a Odoo, PNP Agency gestionaba sus operaciones a través de herramientas fragmentadas, lo que limitaba su capacidad para escalar y mantener la calidad en las interacciones de alto contacto con los clientes:
- Datos dispersos en Excel (ventas, compras, seguimiento de proyectos) y QuickBooks (contabilidad)
- Flujo de trabajo centrado en proyectos sin soporte del sistema: cada solicitud de cliente se trataba como un "proyecto", pero esta estructura carecía de trazabilidad e integración
- Altas expectativas del cliente en cuanto a la calidad de los documentos: cotizaciones, facturas y órdenes de compra debían reflejar estándares de marca premium
- Procesos de cotización de productos complejos y personalizados para artículos y materiales hechos a medida, que se gestionaban manualmente
Implementación de Odoo
Implementamos un entorno Odoo Enterprise totalmente integrado que da soporte a todos los departamentos involucrados en el ciclo de vida del proyecto:
- Aplicaciones Principales: CRM, Ventas, Compras, Facturación, Contabilidad, RR. HH. y gestión Multicompañía
- Plantillas de Documentos Personalizadas: Todos los PDFs salientes (cotizaciones, órdenes de compra, facturas) se rediseñaron con fuentes específicas de la marca, diseños multilingües y elementos de identidad localizados
- Flujo de CRM impulsado por proyectos: cada consulta de ventas comienza como una oportunidad de CRM, que ahora actúa como el centro operativo donde se vinculan todos los documentos de ventas, compras y contabilidad relacionados
- Pipeline de Cotización Personalizado: Creado en Odoo para reflejar la lógica heredada basada en Excel para la estimación de costos, evitando interrupciones y garantizando la estandarización del proceso
Versión utilizada: Odoo Enterprise (v16)
Alojamiento: Nube (Odoo.sh o similar)
Beneficios Empresariales
Eficiencia Operativa
- Centralización de todos los documentos y comunicaciones relacionados con proyectos bajo la estructura de proyectos del CRM
- Eliminación de la dependencia de Excel en los flujos de trabajo de ventas y compras
Experiencia del Cliente
- Plantillas de PDF con marca profesional para cada documento externo mejoraron la calidad percibida y la confianza
- Soporte para múltiples idiomas en los documentos permitió una comunicación internacional fluida
Escalabilidad
- El flujo de cotización personalizable pero estructurado facilita la incorporación de nuevo personal y la escalada de operaciones
- La visibilidad centrada en proyectos permite que todos los equipos trabajen a partir de una única fuente de verdad