Perfil de Empresa
PNP Agency es un proveedor global de servicios B2B especializado en la adquisición y entrega de materiales POS y POP, artículos promocionales, regalos personalizados, empaques y soluciones de impresión general. Con más de 10 años de experiencia, la empresa trabaja estrechamente con marcas internacionales y agencias creativas para ofrecer activos de merchandising y marketing de alto impacto.
- Ubicación: Operaciones globales
- Tamaño del Equipo: Más de 20 empleados.
- Facturación Anual: 20M+ USD
- Alojamiento (Hosting): Odoo Enterprise (Nube)
- Modelo de Negocio: Soluciones de merchandising B2B basadas en proyectos.
- Valor Central: Combinar la excelencia creativa con una cadena de suministro robusta y competitiva a través de asociaciones con fábricas.
Retos Enfrentados
Antes de migrar a Odoo, PNP Agency gestionaba sus operaciones con herramientas fragmentadas, lo que limitaba su capacidad de escalar y mantener la calidad en sus interacciones de alto contacto con los clientes:
- Datos dispersos en Excel (ventas, compras, seguimiento de proyectos) y QuickBooks (contabilidad).
- Flujo de trabajo centrado en proyectos sin soporte de sistema: Cada solicitud de cliente se trataba como un “proyecto”, pero esta estructura carecía de trazabilidad e integración.
- Altas expectativas del cliente en la calidad de los documentos: las cotizaciones, facturas y órdenes de compra debían reflejar estándares de marca premium.
- Procesos complejos y personalizados de cotización de productos para artículos y materiales a medida, que se gestionaban manualmente.
Implementación de Odoo
Implementamos un entorno Odoo Enterprise totalmente integrado que soporta a cada departamento involucrado en el ciclo de vida del proyecto:
- Aplicaciones básicas: CRM, Ventas, Compras, Facturación, Contabilidad, RRHH y Gestión de múltiples empresas
- Plantillas de Documentos Personalizadas: Todos los PDF salientes (cotizaciones, órdenes de compra, facturas) se rediseñaron con fuentes de marca, diseños multilingües y elementos de identidad localizados.
- Flujo de CRM Orientado a Proyectos: Cada consulta de ventas inicia como una oportunidad CRM, funcionando ahora como el centro operativo que vincula todos los documentos relacionados de ventas, compras y contabilidad.
- Proceso de Cotización Personalizado: Creado en Odoo para reflejar la lógica heredada de Excel en la estimación de costos, evitando interrupciones y estandarizando el proceso.
Versión utilizada: Odoo Enterprise (v16)
Alojamiento (Hosting): Nube (Odoo.sh o similar)
Beneficios Comerciales
Eficiencia Operacional
- Centralizó todos los documentos y comunicaciones relacionados con los proyectos bajo la estructura de proyectos de CRM
- Eliminó la dependencia de Excel en los flujos de trabajo de ventas y compras
Experiencia del Cliente
- Plantillas de PDF con marca profesional para cada documento externo mejoraron la calidad percibida y la confianza.
- El soporte multilingüe en los documentos facilitó la comunicación internacional sin interrupciones.
Escalabilidad
- El flujo de cotizaciones personalizable pero estructurado facilita la incorporación de personal nuevo y la ampliación de operaciones
- La visibilidad centrada en el proyecto permite a todos los equipos trabajar desde una única fuente de verdad.