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Agencia PNP

De Excel a la Excelencia en Ventas por Proyecto con Odoo

Perfil de Empresa

PNP Agency es un proveedor global de servicios B2B especializado en la adquisición y entrega de materiales POS y POP, artículos promocionales, regalos personalizados, empaques y soluciones de impresión general. Con más de 10 años de experiencia, la empresa trabaja estrechamente con marcas internacionales y agencias creativas para ofrecer activos de merchandising y marketing de alto impacto.

  • <strong>Ubicación</strong>: Operaciones globales
  • <strong>Tamaño del Equipo</strong>: Más de 20 empleados.
  • <strong>Facturación Anual</strong>: 20M+ USD
  • <strong>Alojamiento (Hosting)</strong>: Odoo Enterprise (Nube)
  • <strong>Modelo de Negocio</strong>: Soluciones de merchandising B2B basadas en proyectos.
  • <strong>Valor Central</strong>: Combinar la excelencia creativa con una cadena de suministro robusta y competitiva a través de asociaciones con fábricas.

Retos Enfrentados

Antes de migrar a Odoo, PNP Agency gestionaba sus operaciones con herramientas fragmentadas, lo que limitaba su capacidad de escalar y mantener la calidad en sus interacciones de alto contacto con los clientes:

  • <strong>Datos dispersos</strong> en Excel (ventas, compras, seguimiento de proyectos) y QuickBooks (contabilidad).
  • <strong>Flujo de trabajo centrado en proyectos</strong> sin soporte de sistema: Cada solicitud de cliente se trataba como un “proyecto”, pero esta estructura carecía de trazabilidad e integración.
  • <strong>Altas expectativas del cliente</strong> en la calidad de los documentos: las cotizaciones, facturas y órdenes de compra debían reflejar estándares de marca premium.
  • <strong>Procesos complejos y personalizados de cotización de productos</strong> para artículos y materiales a medida, que se gestionaban manualmente.

Implementación de Odoo

Implementamos un entorno Odoo Enterprise totalmente integrado que soporta a cada departamento involucrado en el ciclo de vida del proyecto:

  • <strong>Aplicaciones básicas</strong>: CRM, Ventas, Compras, Facturación, Contabilidad, RRHH y Gestión de múltiples empresas
  • <strong>Plantillas de Documentos Personalizadas</strong>: Todos los PDF salientes (cotizaciones, órdenes de compra, facturas) se rediseñaron con fuentes de marca, diseños multilingües y elementos de identidad localizados.
  • <strong>Flujo de CRM Orientado a Proyectos</strong>: Cada consulta de ventas inicia como una oportunidad CRM, funcionando ahora como el centro operativo que vincula todos los documentos relacionados de ventas, compras y contabilidad.
  • <strong>Proceso de Cotización Personalizado</strong>: Creado en Odoo para reflejar la lógica heredada de Excel en la estimación de costos, evitando interrupciones y estandarizando el proceso.

Versión utilizada: <strong>Odoo Enterprise (v16)</strong>

Alojamiento (Hosting): <strong>Nube (Odoo.sh o similar)</strong>

Beneficios Comerciales

Eficiencia Operacional

  • Centralizó todos los documentos y comunicaciones relacionados con los proyectos bajo la estructura de proyectos de CRM
  • Eliminó la dependencia de Excel en los flujos de trabajo de ventas y compras

Experiencia del Cliente

  • Plantillas de PDF con marca profesional para cada documento externo mejoraron la calidad percibida y la confianza.
  • El soporte multilingüe en los documentos facilitó la comunicación internacional sin interrupciones.

Escalabilidad

  • El flujo de cotizaciones personalizable pero estructurado facilita la incorporación de personal nuevo y la ampliación de operaciones
  • La visibilidad centrada en el proyecto permite a todos los equipos trabajar desde una única fuente de verdad.

Polifonía
ERP Unificado para Retail de Cultura Pop